FAQs                        Stand der letzten Aktualisierung:  02. Dezember 2003
Hier versuche ich, die am häufigsten gestellten Fragen zu beantworten. (Wer hätte das gedacht! ;-)

            Known Bugs (bereits bekannte Fehler der aktuellen Versionen) (online!)

• Frage:     Hier könnte Ihre Frage stehen!
  Antwort:  Ich gebe mir Mühe, bitte jedoch, was den zeitlichen Rahmen betrifft, um Nachsicht. (Das ist meine Freizeit!!!)
    
     
• Frage:     Ich habe Ihnen geschrieben und keine Antwort erhalten!?
  Antwort:  Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich dies in meiner Freizeit tue. Ich lese jede Mail und bemühe mich auf konkrete Fragen innerhalb weniger Tage zu antworten. (Glückspilze erhalten ihre Antwort sogar nach wenigen Minuten!) Anregungen drucke ich mir aus und probiere sie bei Gelegenheit aus. Erscheinen sie sinnvoll UND realisierbar landen sie unter Ideen (online!), wenn nicht, dann in einem dicken Ordner. Ich werde Ihnen nicht erklären, wie man in Excel/StarOffice "programmiert", antworte jedoch gerne auf konkrete Fragen. Sollten Sie nach 14 Tagen keine Antwort auf eine konkrete Frage haben, dürfen Sie drängeln.
     
• Frage:     Könnten Sie "folgendes Feature" integrieren?
  Antwort:  Bitte schauen Sie hier nach, ob es schon auf dem "Wunschzettel"(online!) steht. Ich bemühe mich, einfache Anpassungen im Laufe des Jahres zu integrieren. Die Wahrscheinlichkeit nimmt jedoch mit fortschreitendem Kalenderjahr ab. Entscheidende Anpassungen gibt es jeweils im Folgejahr (zur Zeit 2001).
  Bitte!!! Sehen Sie sich den aktuellen Wunschzettel (online!) an, bevor Sie mir Wünsche mailen!!!
  Wenn Sie unbedingt Anpassungen brauchen, haben wollen, Ihr Unternehmen darauf umstellen wollen ...., Ich bin bestechlich!
       
• Frage:     Könnten Sie die Zeiterfassung auf dezimale Zeiterfassung umstellen, der Doppelpunkt ist schwer zuerreichen?
  Antwort:  Das ewige Problem des Doppelpunktes ist ab MS Office 97 einer Lösung näher: Tragen Sie unter
       --> Extras --> Autokorrektur   
       bei     "während der Eingabe ersetzen"    
       für   <,,> (2x Komma)  
       die Ersetzung <:> (Doppelpunkt) ein.
  So ist die Zeiteingabe mit einer Hand am Numerik-Block kein Problem mehr.
  ACHTUNG!!! Diese Einstellung gilt für das gesamte Office-Paket!
  Andere Kombinationen sind möglich.
  Die Eingabe erfolgt dann mit 9,,15 und wird von Excel automatisch in 9:15 umgewandelt.
  Nicht dezimal eingeben! Wenn Sie nur ein <,> also 9,15 eingeben erhalten Sie   #Wert!
       
• Frage:     Meine Arbeitszeit verändert sich ab dem 01. xx. um (z.B.) 1:00h. Was nun?
  Antwort:  Hier gibt es zwei Konstellationen:
  1. Sie nutzen die automatische Berechnung der Vorarbeitszeit: Bitte schicken Sie mir eine Email.
  2. Sie nutzen diese Option nicht: Tun Sie so, als stünde ein Jahreswechsel an. Tragen Sie in einer neuen Gleitzeittabelle die neue Sollzeit vor. Passen Sie Bundesland, Ferien, Arbeitstage, Pausen .... an Ihre Bedürfnisse an. Übertragen Sie Resturlaub und erarbeitete Überstunden. Arbeiten Sie ab dem Übergangstag mit der neuen Tabelle weiter. Leider müssen Sie im Wechseljahr Statistiken (Krankheit, Dienstreisen, Urlaub ...) manuell überwachen. Diese Einschränkung sollte jedoch zu ertragen sein.
     
• Frage:     Kann ich die Datei an Schichtdienst, Nachtdienst, manchmal Samstags arbeiten  ... anpassen?
  Antwort:  Es geht hier um GLEITZEIT!!! Wenn Sie eine wöchentliche/monatliche Sollstundenzeit haben, können Sie diese Datei nutzen. Wann Sie arbeiten, ist unerheblich, an wieviel Tagen Sie arbeiten ist egal; tragen Sie Ihr Soll an Tagen vor, an denen Sie immer arbeiten und lassen Sie die Tabelle die Istzeiten abziehen. Sollte Ihre Schicht an diesem Tag nicht greifen tragen Sie eine logische Minute ein: Beginn 9:00 - Ende 9:01. Korrigieren Sie die Mittagspause auf  0:01. So wird Ihr Soll belastet, ohne dass Sie ein G eingeben müssen. (Würde die G-Statistik verfälschen.)
    
• Frage:     Wie kann ich die aktuelle SYSTEM-Zeit in die Zellen eingeben?
  Antwort:  Die Tastenkombination    --->   SHIFT + STRG + :    <---  trägt
  die aktuelle Systemzeit in die markierte Zelle ein.
                               Dieser Tipp stammt von Jens Theberath.
    
• Frage:     Wie erfasse ich halbe Urlaubstage?
  Antwort:  Eine automatisierte Erfassung von Urlaubstagen wird es (vermutlich) nicht geben. Da jedoch ein Arbeiten an U-Tagen möglich ist, schlage ich folgenden work-around vor. Am ersten (halben) Urlaubstag tragen Sie Ihre Arbeitszeit (die zweite Hälfte) ein (z.B. besondere Abrechnung: "u" UND!  12:00 bis 16:00). Am zweiten (halben) Urlaubstag bummeln Sie die gemachten Überstunden einfach ab ( z.B. 12:00 bis 16:00).
  Als halbe Urlaubstage (Eingabe von "h").
    
• Frage:     Kann ich das Passwort haben, ich will .... ?
  Antwort:  Nein!!!              (Nicht von mir! ;-)
    
• Frage:     Gibt es eine Version für 1999?
  Antwort:  Ja, jetzt wieder. Auf vielfachen Wunsch ---->    HIER (online!)
    
• Frage:     Ich brauche Platz für noch mehr Pausen je Tag.
  Antwort:  Bitte summieren Sie die Pausen selbst zu einer Zahl. Diese können Sie an jedem Kalendertag spezifisch eintragen. Die Detaildaten können Sie im Bemerkungsfeld hinterlegen. Seit 2001 gibt es 2 Spalten für Pausen und eine Plus/Minus-Spalte.
    
• Frage:     Können Sie nicht die Spaltenbreite für ... freigeben?
  Antwort:  Nein, kann ich leider nicht. MS Excel ist ziemlich unflexibel in dieser Hinsicht. (Wenn Blattschutz, dann Blattschutz!) Die eingestellten Spaltenbreiten sind dahingehend optimiert, dass man mit einer Auflösung von 1024x764 alles wichtige im Blick hat.
    
• Frage:     Ich arbeite abends zu Hause. (Arbeitszeit 08:00-17:00 UND zu Hause 20:00-22:00)
  Antwort:  Bitte schlagen Sie die "Heimarbeitszeit" auf die "reguläre" Arbeitszeit auf (hier: 08:00-19:00). Erläuterungen hierzu können in den Bemerkungen erfasst werden. Ab 2001 nutzen Sie einfach die zweite Spalte.
    
• Frage:     Kann ich die Zeiterfassung auch nutzen, wenn ich Samstag, Sonntag, Montag und Dienstag arbeite?
  Antwort:  Kreuzen Sie Ihre Arbeitstage an und definieren Sie die Wochenarbeitszeit oder die tägliche Arbeitszeit.
     
• Frage:     Ich arbeite im Schichtdienst. Können Sie die Tabelle anpassen.
  Antwort:  Ich fürchte, dass dieser Wunsch den Rahmen sprengen würde. Ich habe mir jedoch vorgenommen, eine einfache Tabelle zur reinen Arbeitszeiterfassung zu entwickeln. Mit dieser ist jedoch vor 2001 nicht zu rechnen. Bis dahin könnten Sie die monatlichen Sollstunden von Hand ermitteln und davon (bei wöchentlichen Sollstunden = 0:00) Ihre Ist-Stunden abziehen lassen. In diesem Fall würde der Sollstundenvortrag im jeweiligen Monatsblatt "oben rechts" erfolgen. Ich überlege derzeit nicht, ob ich die täglichen Sollstunden entsperren sollte. Dies würde jedoch der Manipulation Tür und Tor öffnen!!!
    
• Frage:     Wie übertrage ich die Daten in eine neuere Version (innerhalb eines Kalenderjahres)?
  Antwort:  Am besten per "Kopieren und Einfügen".
  Hierzu öffnen Sie die alte und die neue Datei in MS Excel.
  Jetzt wählen Sie das erste Monatsblatt der alten Datei.
  Markieren Sie die ersten 3 grauen Spalten
        ("besondere Abrechnung", "Beginn" und "Ende").
  Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> -> <Kopieren>.
  Wählen Sie jetzt das erste Monatsblatt der neuen Datei.
  Markieren Sie das erste Feld oben UND links des
           "Einfügebereichs" (Die kopierten Felder.)
  Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> -> <Einfügen>.
  Wiederholen Sie den Vorgang für die Spalte "Mittag", wenn
      Sie hier individuelle Anpassungen vorgenommen haben.
  Wiederholen Sie dies für alle bereits ausgefüllten Monate.
  Die Daten aus der "Übersicht" übertragen Sie am besten
        durch Abtippen. Gleiches gilt für monatliche Arbeitszeit,
        Feiertage ....
    
• Frage:     Ich habe Heiligabend nur einen halben Feiertag.
  Antwort:  Sie können z.B. einen Tag U und einen Tag F erfassen. Alternativ können Sie Ihre Sollstunden an den beiden Tagen als Minus-Korrektur in der Plus/Minus-Spalte erfassen.
    
• Frage:     In der "Übersicht" werden mehr Feiertage gezeigt als in "Arbeitstage".
  Antwort:  Die F-Vorträge in den Monatstabellen sind derzeit noch(!) nicht mit der Definition der Arbeittage verknüpft. Bitte löschen Sie das F bei Feiertagen die auf Wochentage fallen, an denen Sie nicht arbeiten müssten (z.B. Ostersonntag und Pfingstsonntag). Die Ermittlung der Vorarbeitszeit ist hiervon nicht betroffen, da dort ein anderer Algorithmus der Feiertagszählung zugrunde liegt.
    
• Frage:     Meine Überstunden werden wöchentlich (teilweise) ausgezahlt.
  Antwort:  Nutzen Sie zur Erfassung der bezahlten Überstunden die Plus/Minus-Spalte. Wählen Sie hierzu zum Beispiel bei Arbeitstagen Mo-Fr die Zeile des Sonntags. So starten Sie die neue Woche jeweils mit bereinigtem Saldo. Beispiel: Ihnen werden die 1:25 Überstunden der laufenden Woche ausgezahlt. Tragen Sie in die Spalte "P/M" ein M ein. Ergänzen Sie nun in der Spalte "Plus/Minus (Betrag)" die absolute Zeit 1:25.
  Wollen Sie die Zelle zur Auswertung der monatlich bezahlten Überstunden nutzen, können Sie z.B. am letzten des Monats die bezahlten Überstunden wieder hinzufügen. Beispiel: 4 Wochen mit 1:15, 0:45, 0:00, 1:30 bezahlten (und bereits abgezogenen) Überstunden =3:30. Tragen Sie am 30. bzw. 31. in die Spalte "P/M" ein P ein. Ergänzen Sie nun in der Spalte "Plus/Minus (Betrag)" die absolute Zeit 3:30. Jetzt können Sie in "bezahlte Überstunden" die 3:30 eintragen, und die Verdichtung in der Übersicht nutzen.
    
• Frage:     Ich arbeite in Österreich, Schweiz, Polen ......, wie werde ich die deutschen Feiertage und Ferien los?
  Antwort:  (ab 2001) Lassen Sie das Bundesland in der Tabelle "Arbeitstage" einfach leer. Dann können Sie sowohl Ferien als auch Feiertage in die Monatstabellen frei eintragen. Einzig die Kalender 2001 und 2002 lassen sich feiertagsseitig nicht anpassen (Ferien schon!).
    
• Frage:     Die PausenSolls und Grenzwerte in der "Übersicht" machen mich nervös.
  Antwort:  Das klingt komplizierter als es ist. Die Pause 1 wird automatisch berücksichtigt, wenn eine bestimmte Anwesenheitszeit (Grenzwert) überschritten wird. Die Differenz zwischen Pause 1 und Pause 2 wird zusätzlich berücksichtigt, wenn die Anwesenheit den Grenzwert 2 übersteigt.
  Beispiel: Grenzwert1: 6:00, Pause1: 0:30, Grenzwert2: 8:30, Pause2: 0:45
                (a) Sie arbeiten maximal 6:00 Stunden. Es wird keine Pause automatisch vorgetragen.
                (b) Zwischen Start und Ende liegen mindestens 6:01 Stunden.
                     Es wird davon ausgegangen, dass in der Anwesenheit eine Mittagpause (0:30) enthalten ist.
                (c) Zwischen Start und Ende liegen mindestens 8:31 Stunden.
                     Es wird von einer Mittagpause (0:30) und einer weitere Pause (0:15) ausgegangen.
  Wollen Sie nur eine Pause (Mittag) automatisch vortragen, setzen Sie Pausendauer2 einfach auf den Wert von Pausendauer1. Wollen Sie immer und nur eine Mittagspause von 0:30, setzen Sie Grenzwert 1 und 2 auf 0:31 und Pause 1 und 2 auf 0:30. Damit erreichen Sie, dass Ihnen die Pause abgezogen wird, wenn Sie länger als die Pausenzeit anwesend waren. --> Fragen Sie lieber, wenn Sie noch Fragen haben!
  Achtung!!! Löschen Sie bei fehlendem Bedarf nicht einfach die Zellen der Pause2!!!
  (In diesem Fall hätten Sie bei Überschreiten von 0:00 Stunden - also immer - 0:00 Stunden Pause)
    
• Frage:     Können Sie mich anrufen. (Ist doch viel effektiver als Email!)
  ... Sie erreichen mich am besten unter meiner Handy-Nummer...
  ... Rufen Sie möglichst heute Vormittag an...
  Antwort:  Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass ich diese Dateien in meiner Freizeit erstelle. Ich habe bisher mit der ganzen Website noch keinen einzigen Cent eingenommen. (Verdient hätte ich schon ein paar Euro, ODER?!) Bitte haben Sie deshalb Verständnis, dass ich lieber 5 Emails für ca. 3 Pfennig versende (1 Minute Internet), als 1 Minute für 40 Pf  zu telefonieren (worst case --> Handy in der Hauptzeit).
  "Heute Vormittag" scheitert schon daran, dass ich diese Gespräche nicht von meinem Diensttelefon führen will. (Nebenbei habe ich auch noch einen Job als Controller! - Mein Chef glaubt mir nicht mal das "nebenbei"! ;-)
  Bitte verzichten Sie auch darauf mich unter meiner privaten Telefonnummer anzurufen. Ich leite meinen Festnetzanschluss auf mein Handy um, wenn ich nicht zu Hause bin. Damit zahle ich für die Weiterleitung Ihres Anrufs mehr, als Sie für das Ferngespräch! (Verstehen Sie, dass mich das ärgert?)
    
• Frage:     Bei uns gibt es für Überstundenzuschlag von 25%, wie kann ich das in der Tabelle darstellen?
  Antwort:  (ab 2001) Da dies eher kein Gleitzeitproblem ist, gibt es keine integrierte Lösung! Hier mein Lösungsvorschlag:
  Nutzen Sie die Spalten für Bonus/Malus "P/M" wie folgt:
  in S5:  P                              UND
  in T5:  =WENN(R5>0;R5*25%;0)
  Markieren Sie jetzt S5 und T5 und ziehen Sie die Zellen bis zum Monatsende. Wiederholen Sie dies für jeden Monat. Damit erhalten Sie für jede positive Minute im Tagessaldo eine zusätzliche Gutschrift von 25%.
       
• Frage:     StarOffice zeigt in der Saldo-Spalte ERR:527.
  Antwort:  Ich vermute, dass StarOffice mit einer Datei diesen Umfangs schlicht überfordert ist.
       Die StarOffice-Hilfe sagt:                 Err:527      ---       Interner Überlauf 
       Interpreter: zu tiefe Verschachtelung der Referenzen
       (Zelle referenziert Zelle, die Zelle referenziert, die Zelle referenziert, ...)
  Beim automatischen Berechnen erscheint der beschriebene Fehler in der Saldo-Spalte. Durch Drücken der F9 - Taste erfolgt manuell eine erneute Berechnung, die dann korrekt sein sollte. (?)
       
• Frage:     Wie bekomme ich negative Zeiten als Ergebnis.
  Antwort:  Hier also ein Kurztipp für alle Hobby-Programmierer:
  Der Trick ist nicht die Formel.
  Hier gibt man einfach in Zelle A1   7:00 in Zelle A2    10:00 ein.
  Anschließend in Zelle A3     =A1-A2.
  Daraus ergeben sich zwei mögliche Darstellungen in A3.
  Entweder        ##########         oder     -3:00.
  Das Ergebnis -3:00 erhält man, wenn man in den
  Extras ---> Optionen ---> Berechnen
  ein Kreuz bei        1904-Datumswerte          setzt.
  Dann sind nämlich alle Tage zwischen 1900 und 1904 negative Stunden.
         Exkurs: für Excel ist ein Tag = 1; eine Stunde = 1/24 = 0,04166..;
         das Format h:mm macht aus 0,04166... die 1:00;
         aus 1,04166... wird wieder 1:00, da Excel hier den Tag abzieht;
         erst das Format [h]:mm zeigt hier wieder 25:00; 
  Eine direkte Eingabe negativer Zeiten ist übrigens nicht möglich.
       
• Frage:     Wie kann ich ein wöchentliches Überstunden-Soll berücksichtigen.
  Antwort:  Hier die Lösung von H. Westhaeuser - www.westhaeuser.de :
  Mein Arbeitsvertrag besagt, dass 2 Überstunden pro Woche in der Grundvergütung enthalten sind.
  Meine Lösung sieht folgendermaßen aus:
  In der Spalte "Plus/Minus" habe ich am jeweiligen Freitag folgende Formel eingebaut:
  =WENN(SUMME(R20:R25)<WERT("2:00");SUMME(R20:R25);WERT("2:00"))
  wobei R20:R25 die Spalte "+/-" der Arbeitswoche von Montag bis Freitag ist.
  In der Spalte "P/M" habe ich fest ein "M" eingetragen.
  Somit gehen meine Überstunden automatisch in die Überstundenberechnung Ihres Excel Sheets ein.
  Zur Kontrolle der Überstunden pro Woche habe ich in der Spalte Bemerkung am jeweiligen Freitag
  folgende Formel eingebaut:
  =WENN(SUMME(R20:R25)>WERT("2:00");0;SUMME(R20:R25)-WERT("2:00"))
    
• Frage:     Wenn in einem Monat die Soll-Überstunden nicht erreicht werden  müsste ja das Saldo zum Vormonat niedriger sein. Das ist aber nicht der Fall. Ich habe z.B. in den Monaten Juni, Juli und August jeweils die Soll-Überstunden unterschritten, im Saldo wird aber immer der Stand vom Mai angezeigt. Wenn in einem Monat die Soll-Überstunden nicht erreicht werden müsste ja das Saldo zum Vormonat niedriger sein. Das ist aber nicht der Fall. Ich habe z.B. in den Monaten Juni, Juli und August jeweils die Soll-Überstunden unterschritten, im Saldo wird aber immer der Stand vom Mai angezeigt.
  Antwort:  Die hier realisierte und übliche Vertragsgestaltung in AT-Verträgen sieht vor, dass Überstunden BIS zu einer bestimmten Größe (z.B. 10h) als mit der Grundvergütung bezahlt gelten. Nur die darüber hinaus geleisteten Überstunden werden als solche abgegolten. Es besteht jedoch keine Verpflichtung diese Überstunden grundsätzlich zu leisten.
  Die von Ihnen geschilderten Soll-Überstunden, die zu einem Monats-Minus führen, wenn sie nicht geleistet werden, baue ich auf keinen Fall ein! Hierbei handelt es sich lediglich um eine verdeckte Erhöhung des wöchentlichen Solls. Vermutlich sollen tarifliche Vereinbarungen unterlaufen werden! Ich werde solche Regelungen nicht aktiv unterstützen.
  Wenn Sie eine solche Festlegung dennoch umsetzen wollen, bleibt Ihnen folgende Lösung:
  Setzen Sie die bei Ihnen üblichen Sollstunden als Minus-Eintrag zum Beispiel am 1. des Monats in der P/M-Spalte ein. So können Sie über den Monat die Sollüberstunden abbauen.
    
     
• Frage:     Hier könnte Ihre Frage stehen!
  Antwort:  Ich gebe mir Mühe, bitte jedoch, was den zeitlichen Rahmen betrifft, um Nachsicht. (Das ist meine Freizeit!!!)