FAQs
Stand der letzten Aktualisierung: 08. Oktober 2001
Hier versuche ich, die am häufigsten gestellten Fragen zu beantworten. (Wer
hätte das gedacht! ;-)
Known Bugs
(bereits bekannte Fehler der aktuellen Versionen) (online!)
- Frage: Ich habe Ihnen geschrieben und keine
Antwort erhalten!?
Antwort: Bitte haben Sie Verständnis dafür, daß ich dies in
meiner Freizeit tue. Ich lese jede Mail und bemühe mich auf konkrete Fragen innerhalb
weniger Tage zu antworten. (Glückspilze erhalten ihre Antwort sogar nach wenigen
Minuten!) Anregungen drucke ich mir aus und probiere sie bei Gelegenheit aus. Erscheinen
sie sinnvoll UND realisierbar landen sie unter Ideen(online!), wenn nicht, dann in einem dicken Ordner. Ich
werde Ihnen nicht erklären, wie man in Excel/StarOffice
"programmiert", antworte jedoch gerne auf konkrete Fragen.
Sollten Sie nach 14 Tagen keine Antwort auf eine konkrete Frage haben,
dürfen Sie drängeln.
- Frage: Könnten Sie "folgendes
Feature" integrieren?
Antwort: Bitte schauen Sie hier nach, ob es schon auf dem "Wunschzettel"(online!) steht. Ich bemühe mich, einfache
Anpassungen im Laufe des Jahres zu integrieren. Die Wahrscheinlichkeit nimmt jedoch mit
fortschreitendem Kalenderjahr ab. Entscheidende Anpassungen gibt es jeweils im Folgejahr
(zur Zeit 2001).
Bitte!!! Sehen Sie sich den aktuellen Wunschzettel
(online!) an, bevor Sie mir Wünsche mailen!!!
Wenn Sie unbedingt Anpassungen brauchen, haben wollen, Ihr Unternehmen
darauf umstellen wollen ...., Ich bin bestechlich!
- Frage: Kann ich die Datei an Schichtdienst,
Nachtdienst, manchmal Samstags arbeiten ... anpassen?
Antwort: Es geht hier um GLEITZEIT!!! Wenn Sie
eine wöchentliche/monatliche Sollstundenzeit haben, können Sie diese Datei nutzen. Wann
Sie arbeiten, ist unerheblich, an wieviel Tagen Sie arbeiten ist egal; tragen Sie Ihr Soll
an Tagen vor, an denen Sie immer arbeiten und lassen Sie die Tabelle die Istzeiten
abziehen.Sollte Ihre Schicht an diesem Tag nicht greifen tragen Sie eine logische Minute
ein: Beginn 9:00 - Ende 9:01. Korrigieren Sie die Mittagspause auf 0:01.
So wird Ihr Soll belastet, ohne daß Sie ein G eingeben müssen. (Würde
die G-Statistik verfälschen.)
- Frage: Wie kann ich die aktuelle SYSTEM-Zeit
in die Zellen eingeben?
Antwort: Die Tastenkombination ---> SHIFT + STRG + :
<--- trägt
die aktuelle Systemzeit in die markierte Zelle ein.
Dieser Tip stammt von Jens Theberath.
- Frage: Wie erfasse ich halbe
Urlaubstage?
Antwort: Eine automatisierte Erfassung von Urlaubstagen wird es
(vermutlich) nicht geben. Da jedoch ein Arbeiten an U-Tagen möglich ist, schlage ich
folgenden work-around vor. Am ersten (halben) Urlaubstag tragen Sie Ihre Arbeitszeit (die
zweite Hälfte) ein (z.B. besondere Abrechnung: "u" UND! 12:00 bis 16:00). Am zweiten (halben) Urlaubstag bummeln Sie die
gemachten Überstunden einfach ab ( z.B. 12:00 bis 16:00).
- Frage: Kann ich das Passwort haben, ich will
.... ?
Antwort: Nein!!!
(Nicht von mir!
;-)
- Frage: Gibt es eine Version für 1999?
Antwort: Ja, jetzt wieder. Auf vielfachen Wunsch ---->
HIER (online!)
- Frage: Ich brauche Platz für noch mehr
Pausen je Tag.
Antwort: Bitte summieren Sie die Pausen selbst zu einer Zahl. Diese
können Sie an jedem Kalendertag spezifisch eintragen. Die Detaildaten können Sie im
Bemerkungsfeld hinterlegen. Seit 2001 gibt es 2 Spalten für Pausen und eine
Plus/Minus-Spalte.
- Frage: Können Sie nicht die Spaltenbreite
für ... freigeben?
Antwort: Nein, kann ich leider nicht. MS Excel ist ziemlich
unflexibel in dieser Hinsicht. (Wenn Blattschutz, dann Blattschutz!) Die eingestellten
Spaltenbreiten sind dahingehend optimiert, daß man mit einer Auflösung von 1024x764
alles wichtige im Blick hat.
- Frage: Ich arbeite abends zu Hause.
(Arbeitszeit 08:00-17:00 UND zu Hause 20:00-22:00)
Antwort: Bitte schlagen Sie die "Heimarbeitszeit" auf die
"reguläre" Arbeitszeit auf (hier: 08:00-19:00). Erläuterungen hierzu können
in den Bemerkungen erfaßt werden. Ab 2001 nutzen Sie einfach die zweite Spalte.
- Frage: Kann ich die Zeiterfassung auch
nutzen, wenn ich Samstag, Sonntag, Montag und Dienstag arbeite?
Antwort: Kreuzen Sie Ihre Arbeitstage an und definieren Sie die
Wochenarbeitszeit oder die tägliche Arbeitszeit.
- Frage: Ich arbeite im Schichtdienst. Können
Sie die Tabelle anpassen.
Antwort: Ich fürchte, daß dieser Wunsch den Rahmen sprengen
würde. Ich habe mir jedoch vorgenommen, eine einfache Tabelle zur reinen
Arbeitszeiterfassung zu entwickeln. Mit dieser ist jedoch vor 2001 nicht zu rechnen. Bis
dahin könnten Sie die monatlichen Sollstunden von Hand ermitteln und davon (bei
wöchentlichen Sollstunden = 0:00) Ihre Ist-Stunden abziehen lassen. In diesem Fall würde
der Sollstundenvortrag im jeweiligen Monatsblatt "oben rechts" erfolgen. Ich überlege derzeit weiterhin, ob ich die
täglichen Sollstunden entsperren sollte. Dies würde jedoch der Manipulation Tür und Tor
öffnen!!!
- Frage: Wie übertrage ich die Daten in eine
neuere Version (innerhalb eines Kalenderjahres)?
Antwort: Am besten per "Kopieren und Einfügen".
Hierzu öffnen Sie die alte und die neue Datei in MS Excel.
Jetzt wählen Sie das erste Monatsblatt der alten Datei.
Markieren Sie die ersten 3 grauen Spalten
("besondere Abrechnung", "Beginn" und
"Ende").
Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> -> <Kopieren>.
Wählen Sie jetzt das erste Monatsblatt der neuen Datei.
Markieren Sie das erste Feld oben UND links des
"Einfügebereichs"(Die
kopierten Felder.)
Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> -> <Einfügen>.
Wiederholen Sie den Vorgang für die Spalte "Mittag", wenn
Sie hier individuelle Anpassungen vorgenommen haben.
Wiederholen Sie dies für alle bereits ausgefüllten Monate.
Die Daten aus der "Übersicht" übertragen Sie am besten
durch Abtippen. Gleiches gilt für monatliche Arbeitszeit,
Feiertage ....
- Frage: Ich habe Heiligabend nur einen halben
Feiertag.
Antwort: Sie können z.B. einen Tag U und einen
Tag F erfassen. Alternativ können Sie Ihre Sollstunden an den beiden
Tagen als Minus-Korrektur in der Plus/Minus-Spalte erfassen.
- Frage: In der
"Übersicht" werden mehr Feiertage gezeigt als in "Arbeitstage".
Antwort: Die F-Vorträge in den Monatstabellen
sind derzeit noch(!) nicht mit der Definition der Arbeittage verknüpft.
Bitte löschen Sie das F bei Feiertagen die auf Wochentage fallen, an
denen Sie nicht arbeiten müßten (z.B. Ostersonntag und Pfingstsonntag). Die Ermittlung
der Vorarbeitszeit ist hiervon nicht betroffen, da dort ein anderer Algorithmus der
Feiertagszählung zugrunde liegt.
- Frage: Meine Überstunden werden wöchentlich
(teilweise) ausgezahlt.
Antwort: Nutzen Sie zur Erfassung der bezahlten Überstunden die
Plus/Minus-Spalte. Wählen Sie hierzu zum Beispiel bei Arbeitstagen Mo-Fr die Zeile des
Sonntags. So starten Sie die neue Woche jeweils mit bereinigtem Saldo. Beispiel:
Ihnen werden die 1:25 Überstunden der laufenden Woche ausgezahlt. Tragen Sie in die
Spalte "P/M" ein M ein. Ergänzen Sie nun in
der Spalte "Plus/Minus (Betrag)" die absolute Zeit 1:25.
Wollen Sie die Zelle zur Auswertung der monatlich bezahlten Überstunden nutzen, können
Sie z.B. am letzten des Monats die bezahlten Überstunden wieder hinzufügen. Beispiel:
4 Wochen mit 1:15, 0:45, 0:00, 1:30 bezahlten (und bereits abgezogenen)
Überstunden =3:30. Tragen Sie am 30. bzw. 31. in die Spalte "P/M"
ein P ein. Ergänzen Sie nun in der Spalte "Plus/Minus
(Betrag)" die absolute Zeit 3:30. Jetzt können Sie in
"bezahlte Überstunden" die 3:30 eintragen,
und die Verdichtung in der Übersicht nutzen.
- Frage: Ich arbeite in
Österreich, Schweiz, Polen ......, wie werde ich die deutschen Feiertage und Ferien los?
Antwort: (ab 2001) Lassen Sie das Bundesland in der Tabelle "Arbeitstage"
einfach leer. Dann können Sie sowohl Ferien als auch Feiertage in die Monatstabellen frei
eintragen. Einzig die Kalender 2001 und 2002 lassen sich feiertagsseitig nicht anpassen
(Ferien schon!).
- Frage: Die PausenSolls und Grenzwerte in der
"Übersicht" machen mich nervös.
Antwort: Das klingt komplizierter als es ist. Die Pause 1 wird
automatisch berücksichtigt, wenn eine bestimmte Anwesenheitszeit (Grenzwert)
überschritten wird. Die Differenz zwischen Pause 1 und Pause 2 wird zusätzlich
berücksichtigt, wenn die Anwesenheit den Grenzwert 2 übersteigt.
Beispiel: Grenzwert1: 6:00, Pause1: 0:30, Grenzwert2: 8:30, Pause2: 0:45
(a) Sie
arbeiten maximal 6:00 Stunden. Es wird keine Pause automatisch vorgetragen.
(b)
Zwischen Start und Ende liegen mindestens 6:01 Stunden.
Es wird davon ausgegangen, daß in der Anwesenheit eine Mittagpause (0:30) enthalten ist.
(c)
Zwischen Start und Ende liegen mindestens 8:31 Stunden.
Es wird davon ausgegangen, daß in der Anwesenheit eine Mittagpause (0:30) und eine
weitere Pause (0:15) enthalten sind.
Wollen Sie nur eine Pause (Mittag) automatisch vortragen, setzen Sie Pausendauer2 einfach
auf den Wert von Pausendauer1. Wollen Sie immer und nur eine Mittagspause von 0:30,
setzen Sie Grenzwert 1 und 2 auf 0:31 und Pause 1 und 2 auf 0:30. Damit erreichen Sie,
daß Ihnen die Pause abgezogen wird, wenn Sie länger als die Pausenzeit anwesend waren.
--> Fragen Sie lieber, wenn Sie noch Fragen
haben!
Achtung!!! Löschen Sie bei fehlendem Bedarf nicht einfach
die Zellen der Pause2!!!
(In diesem Fall hätten Sie bei Überschreiten von 0:00 Stunden - also immer - 0:00
Stunden Pause)
- Frage: Können Sie mich anrufen. (Ist doch
viel effektiver als Email!)
... Sie erreichen mich am besten unter meiner Handy-Nummer...
... Rufen Sie möglichst heute vormittag an...
Antwort: Bitte behalten Sie im Hinterkopf, daß ich diese Dateien
in meiner Freizeit erstelle. Ich habe bisher mit der ganzen Website noch keinen einzigen
Cent eingenommen. (Verdient hätte ich schon ein paar Euro, ODER?!) Bitte haben Sie
deshalb Verständnis, daß ich lieber 5 Emails für ca. 3 Pfennig versende (1
Minute Internet), als 1 Minute für 40 Pf zu telefonieren (worst case
--> Handy in der Hauptzeit).
"Heute vormittag" scheitert schon daran, daß ich diese Gespräche nicht von
meinem Diensttelefon führen will. (Nebenbei habe ich auch noch einen Job als Controller!
- Mein Chef glaubt mir nicht mal das "nebenbei"! ;-)
Bitte verzichten Sie auch darauf mich unter meiner privaten Telefonnummer anzurufen. Ich
leite meinen Festnetzanschluß auf mein Handy um, wenn ich nicht zu Hause bin. Damit zahle
ich für die Weiterleitung Ihres Anrufs mehr, als Sie für das Ferngespräch! (Verstehen
Sie, daß mich das ärgert?)
- Frage: Bei uns gibt es für
Überstundenzuschlag von 25%, wie kann ich das in der Tabelle darstellen?
Antwort: (ab 2001) Da dies eher kein Gleitzeitproblem ist, gibt es
keine integrierte Lösung! Hier mein Lösungsvorschlag:
Nutzen Sie die Spalten für Bonus/Malus "P/M" wie folgt:
in S5: P
UND
in T5: =WENN(R5>0;R5*25%;0)
Markieren Sie jetzt S5 und T5 und ziehen Sie die Zellen
bis zum Monatsende. Wiederholen Sie dies für jeden Monat. Damit erhalten Sie für jede
positive Minute im Tagessaldo eine zusätzliche Gutschrift von 25%.
- Frage: StarOffice zeigt in der Saldo-Spalte ERR:527.
Antwort: Ich vermute, daß StarOffice mit einer Datei diesen
Umfangs schlicht überfordert ist.
Die StarOffice-Hilfe sagt:
Err:527 ---
Interner Überlauf
Interpreter: zu tiefe Verschachtelung der Referenzen
(Zelle referenziert Zelle, die Zelle referenziert, die Zelle
referenziert, ...)
Beim automatischen Berechnen erscheint der beschriebene Fehler in der Saldo-Spalte. Durch
Drücken der F9 - Taste erfolgt manuell eine erneute Berechnung, die dann korrekt sein
sollte. (?)
- Frage: Wie bekomme ich negative Zeiten als
Ergebnis.
Antwort: Hier also ein Kurztip für alle Hobby-Programmierer:
Der Trick ist nicht die Formel.
Hier gibt man einfach in Zelle A1 7:00 in Zelle A2 10:00
ein.
Anschließend in Zelle A3 =A1-A2.
Daraus ergeben sich zwei mögliche Darstellungen in A3.
Entweder ##########
oder -3:00.
Das Ergebnis -3:00 erhält man, wenn man in den
Extras ---> Optionen ---> Berechnen
ein Kreuz bei 1904-Datumswerte
setzt.
Dann sind nämlich alle Tage zwischen 1900 und 1904 negative Stunden.
Exkurs: für Excel ist ein Tag = 1; eine Stunde = 1/24 = 0,04166..;
das Format h:mm macht
aus 0,04166... die 1:00;
aus 1,04166... wird
wieder 1:00, da Excel hier den Tag abzieht;
erst das Format [h]:mm
zeigt hier wieder 25:00;
Eine direkte Eingabe negativer Zeiten ist übrigens nicht möglich.
- Frage: Wie kann ich ein wöchentliches
Überstunden-Soll berücksichtigen.
Antwort: Hier die Lösung von H. Westhaeuser
- www.westhaeuser.de :
Mein Arbeitsvertrag besagt, daß 2 Überstunden pro Woche in der Grundvergütung enthalten
sind.
Meine Lösung sieht folgendermaßen aus:
In der Spalte "Plus/Minus" habe ich am jeweiligen Freitag folgende Formel
eingebaut:
=WENN(SUMME(R20:R25)<WERT("2:00");SUMME(R20:R25);WERT("2:00"))
wobei R20:R25 die Spalte "+/-" der Arbeitswoche von Montag bis Freitag ist.
In der Spalte "P/M" habe ich fest ein "M" eingetragen.
Somit gehen meine Überstunden automatisch in die Überstundenberechnung Ihres Excel
Sheets ein.
Zur Kontrolle der Überstunden pro Woche habe ich in der Spalte Bemerkung am jeweilgen
Freitag folgende Formel eingebaut:
=WENN(SUMME(R20:R25)>WERT("2:00");0;SUMME(R20:R25)-WERT("2:00"))
- Frage: Wenn in einem Monat die
Soll-Überstunden nicht erreicht werden müßte ja das Saldo zum Vormonat niedriger
sein. Das ist aber nicht der Fall. Ich habe z.B. in den Monaten Juni, Juli und August
jeweils die Soll-Überstunden unterschritten, im Saldo wird aber immer der Stand vom Mai
angezeigt. Wenn in einem Monat die Soll-Überstunden nicht erreicht werden müßte ja das
Saldo zum Vormonat niedriger sein. Das ist aber nicht der Fall. Ich habe z.B. in den
Monaten Juni, Juli und August jeweils die Soll-Überstunden unterschritten, im Saldo wird
aber immer der Stand vom Mai angezeigt.
Antwort: Die hier realisierte und übliche Vertragsgestaltung in
AT-Verträgen sieht vor, daß Überstunden BIS zu einer bestimmten
Größe (z.B. 10h) als mit der Grundvergütung bezahlt gelten. Nur die darüber
hinaus geleisteten Überstunden werden als solche abgegolten. Es besteht jedoch keine
Verpflichtung diese Überstunden grundsätzlich zu leisten.
Die von Ihnen geschilderten Soll-Überstunden, die zu einem Monats-Minus führen, wenn sie
nicht geleistet werden, baue ich auf keinen Fall ein! Hierbei handelt es sich lediglich um
eine verdeckte Erhöhung des wöchentlichen Solls. Vermutlich sollen tarifliche
Vereinbarungen unterlaufen werden! Ich werde solche Regelungen nicht aktiv unterstützen.
Wenn Sie eine solche Festlegung dennoch umsetzen wollen, bleibt Ihnen folgende Lösung:
Setzen Sie die bei Ihnen üblichen Sollstunden als Minus-Eintrag zum Beispiel am 1. des
Monats in der P/M-Spalte ein. So können Sie über den Monat die Sollüberstunden abbauen.
- Frage: Hier könnte Ihre Frage stehen!
Antwort: Ich gebe mir Mühe, bitte jedoch, was
den zeitlichen Rahmen betrifft, um Nachsicht. (Das ist meine Freizeit!!!)